La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») régit la façon dont Tracol Immobilier S.A. (« Tracol Immobilier »), en tant que responsable de traitement, traite les données personnelles collectées (i) dans le cadre du site internet www.tracol.lu (le « Site Tracol Immobilier ») ou lors d’échanges entre Tracol Immobilier et toute personne qui n’est pas un client de Tracol Immobilier.
Conformité à la législation de protection des données
Tracol Immobilier s’engage à tout mettre en œuvre pour respecter les lois et règlements régissant le traitement des données personnelles, y compris, mais sans s’y limiter, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (le « RGPD ») et toute autre loi ou réglementation nationale en vigueur régissant le traitement des données personnelles.
Délégué à la protection des données
Tracol Immobilier a désigné un délégué à la protection des données (le « DPO ») qui peut être contacté aux coordonnées suivantes :
Adresse : Z.I. Rohlach, L-5201 Sandweiler, Grand-Duché de Luxembourg
Téléphone : +352 26 58 60 1 Adresse électronique : dpo@tracol.lu
Qui sont les Personnes Concernées ?
Les personnes concernées (les « Personnes Concernées »), c’est-à-dire les personnes dont Tracol Immobilier traite les données personnelles, sont :
· Les utilisateurs du Site Tracol Immobilier (les « Utilisateurs ») ou toute autre personne qui prend contact avec Tracol Immobilier sans en être un client ;
· Les personnes répondant à une offre d’emploi diffusée sur le site Tracol Immobilier ou envoyant une candidature spontanée (les « Candidats ») à l’adresse suivante : contact@tracol.lu ;
· Les clients de Tracol Immobilier personnes physiques ou les représentants et/ou employés des clients de Tracol Immobilier personnes morales (les « Clients ») ;
· Les salariés et collaborateurs de Tracol Immobilier ;
· Toute autre personne physique dont une Personne Concernée ou un partenaire transmet des données personnelles à Tracol Immobilier. Les données personnelles de ces autres personnes sont soumises à Tracol Immobilier sous la responsabilité des Personnes Concernées qui s’engagent à les transmettre à Tracol Immobilier en conformité avec les dispositions légales applicables. Les données ne seront utilisées par Tracol Immobilier que si elles sont nécessaires dans le cadre de ses activités.
Quelles sont les données personnelles collectées par Tracol Immobilier et pourquoi sont-elles utilisées ?
· Identification et coordonnées : L’identification et les coordonnées des Personnes Concernées peuvent correspondre (i) au nom, au prénom, au numéro de téléphone et à l’adresse de courriel électronique renseignées au sein du formulaire de contact figurant sur le Site Tracol Immobilier (le « Formulaire ») ou (ii) aux données renseignées au sein de la carte de visite remise par la Personne Concernée ou de la signature email de celle-ci. Ces données seront traitées par Tracol Immobilier pour répondre aux demandes des Personnes Concernées.
· Contenu des CV et lettres de motivation : Les données transmises par les Candidats seront utilisées dans le cadre des candidatures et postes vacants. Ces données concernent les noms, prénoms, date de naissance, nationalité, les moyens de contact (adresse de courriel électronique, adresse postale, numéro de téléphone), les formations, les qualifications professionnelles, les expériences professionnelles ainsi que toutes autres données personnelles contenues dans ces documents.
· Données d’identification des collaborateurs et salariés : Les données nécessaires à la bonne exécution du contrat de travail ou de collaboration telles que les noms prénoms, adresse, numéro de téléphone, données bancaires, situation familiale et fiscale, rémunération.
· Contenu des messages des Personnes Concernées transmis quel que soit le mode de communication choisi : Les Personnes Concernées peuvent contacter Tracol Immobilier via différents moyens, y inclus par le biais des réseaux sociaux, pour formuler leurs demandes. Ces données seront traitées par Tracol Immobilier pour répondre aux demandes des Personnes Concernées.
· Toute autre donnée personnelle fournie à Tracol Immobilier dans le cadre d’un dossier ouvert pour le compte de l’un des Clients ou Prospects Tracol Immobilier: Ces données, collectées directement ou indirectement, permettent à Tracol Immobilier de fournir ses services toujours dans le cadre des obligations légales.
· Informations techniques : Ces informations techniques peuvent correspondre au type de navigateur, paramètres de langue, pays et fuseau horaire, ID et paramètres de cookie, type d’appareil utilisé pour la connexion, modèle de matériel et système d’exploitation, identificateurs uniques tels que l’IDFA (pour iOS), l’adresse MAC ou l’identifiant utilisateur, adresses IP et informations sur le réseau mobile, partage sur les réseaux sociaux, données sur la géolocalisation. Tracol Immobilier n’utilise jamais la localisation précise par GPS de l’appareil de l’Utilisateur sauf après avoir reçu son consentement explicite. Ces données sont utilisées pour assurer un usage optimal du Site Tracol Immobilier et personnaliser le Site Tracol Immobilier à chaque Utilisateur (en proposant le Site Tracol Immobilier en version mobile si la connexion venait d’un téléphone portable par exemple).
Certaines de ces données sont obligatoires pour que Tracol Immobilier puisse fournir ses services. Celles-ci seront toujours identifiées de manière spécifique au sein du Formulaire permettant de soumettre ces données ou par le membre de Tracol Immobilier demandant la fourniture de telles données. Les autres données sont fournies par les Personnes Concernées si elles l’estiment opportun et ne seront utilisées par Tracol Immobilier que si elles sont nécessaires par rapport aux finalités exposées au sein de la présente Politique de Confidentialité.
En complément, Tracol Immobilier peut effectuer d’autres traitements de données personnelles tels que décrits ci-après au sein de la présente Politique de Confidentialité.
Source des données personnelles
Nous obtenons certaines données personnelles directement auprès des Personnes Concernées. Toutefois, et en particulier dans le cadre de l’exercice de nos activités, nous pouvons obtenir des données personnelles de manière indirecte, par exemple : lors de la vérification des informations transmises en relation avec nos obligations en matière de lutte anti blanchiment et financement du terrorisme ou lorsque nous sommes mis en relation avec une Personne Concernée par l’intermédiaire d’un tiers.
Des données personnelles peuvent aussi être récoltées de façon indirecte via des moteurs de recherche ou des bases de données publiques telles que le Registre de Commerce et des Sociétés ou les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn et YouTube) ou des partenaires spécifiques.
Utilisation des réseaux sociaux
Les données personnelles des Personnes Concernées collectées dans le cadre de l’utilisation des réseaux sociaux peuvent faire l’objet d’un traitement par Tracol Immobilier qui dispose d’un intérêt légitime à les utiliser à des fins de marketing et d’amélioration de ses supports publicitaires ainsi que de son image sur base des informations volontaires transmises ou publiées par les Personnes Concernées.
Tracol Immobilier est présent sur différents réseaux sociaux et intervient en tant que responsable conjoint du traitement avec eux pour certains traitements dont notamment lorsque le logo du réseau social utilisé figure sur le Site Tracol Immobilier.
Pour plus d’information sur le traitement des données personnelles sur les différents réseaux sociaux, les Personnes Concernées peuvent notamment consulter les notices d’informations suivantes : ·
Meta (Facebook & Instagram) : politique de confidentialité
· LinkedIn : politique de confidentialité ;
· YouTube & Google Page Entreprise : politique de confidentialité
D’autres réseaux sociaux pourront être également ajoutés à tout moment par Tracol Immobilier.
Utilisation des cookies
Tracol Immobilier utilise également des « cookies » pour améliorer la navigation de l’Utilisateur sur le Site ou pour compiler des statistiques globales et anonymes permettant de comprendre l’utilisation du Site Tracol Immobilier par les Utilisateurs et améliorer sa structure et son contenu.
Certains cookies ne nécessitent pas le consentement des Utilisateurs car ils sont purement techniques et leur utilisation entre dans les intérêts légitimes de Tracol Immobilier. Pour les autres, Tracol Immobilier collecte le consentement des Utilisateurs avant de collecter des données personnelles les concernant via des cookies.
Pour plus d’information, notamment sur la durée de conservation des cookies, les Utilisateurs peuvent consulter la politique de gestion des cookies de Tracol Immobilier en cliquant sur le lien suivant.
Comment Tracol Immobilier protège les données à caractère personnel ?
Tracol Immobilier met en place des mesures de sécurité appropriées tout au long du cycle de vie des données personnelles en vue de la protection contre l’accès non autorisé, la falsification, la divulgation ou la destruction des données d’identification à caractère personnel et, dès que cela est possible, anonymise les données personnelles des Personnes Concernées.
Les Personnes Concernées sont responsables de s’assurer que toutes les données personnelles qu’ils envoient à Tracol Immobilier le sont en toute sécurité.
Tracol Immobilier prend des mesures raisonnables pour :
· s’assurer que vos données personnelles soient exactes et, si nécessaire, mises à jour en permettant aux Personnes Concernées de modifier les données qui seraient inexactes à tout moment ;
· s’assurer que les données personnelles des Personnes Concernées soient collectées en fonction des besoins définis dans la présente Politique de Confidentialité.
Partage de données à caractère personnel
Tracol Immobilier est le seul destinataire des données personnelles qui ne pourrons être partagées à des tiers que (i) dans le cadre de l’exécution de ses activités et sur une base de stricte nécessité (par exemple les destinataires de nos courriers et documents), (ii) avec toutes les autorités étatiques et/ou publiques lorsque cela est requis par la loi, (iii) à ses sous-traitants, prestataires de services, pour permettre à ces derniers de fournir leurs prestations à l’exclusion de toute autre fin ou Tracol Immobilier a conclu un contrat avec chacun de ces prestataires de services pour préciser la manière dont ils peuvent accéder et traiter les données personnelles. Les prestataires de services sont soumis à un engagement et confidentialité et mettent en place des mesures de sécurité des données personnelles aux moins équivalentes aux nôtres.
Tracol Immobilier ne transfère pas de données personnelles vers un pays tiers ni vers une organisation internationale.
Communications électroniques
Tracol Immobilier peut envoyer des emails informatifs pour des services analogues fournis par Tracol Immobilier (les « Communications électroniques ») aux Personnes Concernées dont Tracol Immobilier a obtenu les coordonnées électroniques en fournissant ses services lorsque les Personnes Concernées visées ne se sont pas opposées à une telle utilisation lors de la collecte de leur adresse email.
Toute autre communication électronique non sollicitée qui ne serait pas visée au sein des dispositions ci-avant sera effectuée sur base du consentement de la Personne Concernée exclusivement.
Les Personnes Concernées ont encore la possibilité de s’opposer à une telle utilisation de leur adresse email, sans frais et de manière simple, (i) en cliquant sur le lien « se désinscrire » figurant au sein de chaque Communication électronique ou (ii) en contactant directement le DPO aux coordonnées indiquées ci-avant.
Si une Personne Concernée s’oppose à la réception des Communications électroniques, elle n’en recevra aucune dès qu’elle aura manifesté son opposition par le biais de l’un des canaux identifiés au paragraphe précédent.
Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Tracol Immobilier à informer sur ses activités et sur son actualité en permettant ainsi à Tracol Immobilier de continuer à fournir ses services et de promouvoir son image vis-à-vis des Personnes Concernées.
Événements
Tracol Immobilier organise des événements, directement ou par conjointement avec d’autres partenaires (les « Événements Tracol Immobilier »). Lorsqu’une Personne Concernée participe à ces Événements Tracol Immobilier, Tracol Immobilier recueille des données personnelles la concernant telles que son identification, ses coordonnées ainsi que des données relatives à sa présence à l’Événement Tracol Immobilier et toutes autres données personnelles ou informations commerciales que celle-ci pourrait fournir de manière spontanée à Tracol Immobilier pour permettre l’organisation et la réalisation de l’Événement Tracol Immobilier. Les coordonnées des Personnes Concernées pourront également être utilisées pour l’envoi de Communications Électroniques suivant les modalités indiquées ci-avant.
Ces données personnelles sont traitées directement par Tracol Immobilier ou par ses partenaires organisant l’Événement Tracol Immobilier le cas échéant.
Ces données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à l’organisation et à la réalisation de l’Événement Tracol Immobilier à l’exception de l’identification, des coordonnées et la référence de l’Événement Tracol Immobilier auquel la Personne Concernée a été invitée ou auquel elle a participé qui seront conservées pendant une durée de cinq (5) ans à compter de la fin de la relation entre la Personne Concernée et Tracol Immobilier.
La Personne Concernée est informée qu’elle pourra être prise en photo ou apparaitre sur des vidéos prises lors de sa participation à l’Événement Tracol Immobilier (les « Images »). Ces Images pourront être publiées sous format papier ou numérique, via les canaux médiatiques habituels et seront archivées en interne pour documenter l’histoire de Tracol Immobilier. La Personne Concernée peut s’opposer au traitement des Images la concernant en contactant le DPO aux coordonnées indiquées ci-avant pour permettre à Tracol Immobilier de prendre les mesures qui s’imposent en conséquence, pour autant que faire se peut.
Les traitements effectués dans le cadre des Événements Tracol Immobilier reposent sur l’exécution d’un contrat lorsque la Personne Concernée s’est inscrite à l’Événement Tracol Immobilier et sur les intérêts légitimes de Tracol Immobilier pour le reste et notamment la gestion des invitations et l’organisation de l’évènement en amont de l’acceptation par la Personne Concernée de l’invitation à l’Événement Tracol Immobilier.
Candidatures
Tracol Immobilier est amené à traiter des données personnelles contenues dans les CV et lettres de motivation envoyées par les Candidats à : contact@tracol.lu
Les données personnelles des Candidats seront conservées pendant deux (2) ans maximum après le dernier contact.
La conservation des données
Tracol Immobilier prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les données personnelles soient traitées et conservées pendant la période minimale nécessaire aux finalités énoncées dans la présente Politique de Confidentialité.
Sauf disposition plus spécifique indiquée au sein de la présente Politique de Confidentialité, le principe général appliqué par Tracol Immobilier est de conserver les données personnelles suivant les critères suivants :
· Pour les Personnes Concernées qui ne sont pas Client de Tracol Immobilier : cinq (5) ans à compter de la fin de la relation entre la Personne Concernée et Tracol Immobilier, sauf à l’occasion des candidatures où le délai est porté à deux (2) ans après le dernier contact avec le Candidat ;
· Pour les Personnes Concernées qui sont des Clients de Tracol Immobilier : dix (10) ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle Tracol Immobilier aura terminé sa mission, sauf lorsqu’il existe un délai de prescription ou une obligation légale de conservation plus longue.
Tracol Immobilier s’engage à supprimer ou à anonymiser vos données personnelles à l’expiration de la période de conservation décrite ci-dessus, augmentée d’une durée de quelques jours ou semaines, proportionnellement à la durée indiquée ci-avant, si nécessaire pour assurer la suppression ou l’anonymisation des données concernées en pratique, sauf si une raison impérative venait à s’intercaler.
Droits de la personne concernée
Chaque Personne Concernée bénéficie, en vertu de la législation applicable en matière de protection des données personnelles, d’un droit d’accès, de modification, de limitation et d’opposition au traitement de ses données personnelles, d’un droit d’effacement et d’un droit à la portabilité de ses données personnelles en contactant le DPO aux coordonnées indiquées ci-avant. Ces droits ne peuvent être exercés que dans les limites prévues par les textes et notamment de toute obligation contractuelle ou légale. Chaque Personne Concernée a également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance luxembourgeoise, à savoir la Commission nationale pour la protection des données.
Prise de connaissance de la présente Politique de Confidentialité par les Utilisateurs
En utilisant le Site Tracol Immobilier, les Utilisateurs reconnaissent avoir pris connaissance des termes de la présente Politique de Confidentialité.
Changements apportés à la présente Politique de Confidentialité
Tracol Immobilier se réserve le droit de mettre à jour la présente Politique de Confidentialité à tout moment. Tracol Immobilier révisera à cet effet la date de dernière mise à jour au bas de la présente page. Tracol Immobilier encourage les Personnes Concernées à vérifier fréquemment si des changements ont été apportés à la présente page. Tracol Immobilier a mis en place différents moyens pour les Personnes Concernées de consulter la présente Politique de Confidentialité et les Personnes Concernées reconnaissent et conviennent qu’il relève de leur responsabilité d’examiner régulièrement la présente Politique de Confidentialité et de s’informer de modifications.